Rénover la gestion des courriels en construction

Il va sans dire que, ces dix dernières années, on a observé une croissance de l’utilisation de logiciels permettant d’améliorer la gestion des courriels dans le domaine de la construction, et plus globalement dans le secteur de l’architecture, de l’ingénierie, de la construction et des propriétaires /opérateurs (AECO). 

Auparavant, il suffisait de mettre un indicateur sur les courriels ou d’essayer de les classer dans la boîte de réception pour avoir une liste de choses à faire à peu près organisée. Mais la gestion manuelle des courriels peut devenir un vrai casse-tête lorsque la quantité de communications par projet augmente exponentiellement d’année en année. 

Vous avez beau faire de votre mieux pour passer au travers des courriels relatifs au projet afin d’identifier chaque problème potentiel, demande d’information ou revue de dessins, il y aura toujours des éléments qui vous échapperont par la force des choses. 

Cela mène malheureusement à des problèmes de communication, des courriels perdus, des pièces jointes égarées et des chaînes de courriel cloisonnées, autant d’obstacles qui causent de longs retards, font en sorte que les problèmes reliés au projet ne sont pas résolus et créent des tensions entre les parties prenantes. 

Ce sont des réalités qui font perdre patience, mais aussi perdre du temps et de l’argent, alors que vous pourriez déployer toute votre énergie au service de la qualité de votre projet, plutôt que d’avoir à vous soucier des échéances et des coûts associés. 

C’est pourquoi une grande majorité des acteurs de l’industrie AECO se tournent désormais vers des logiciels universels utilisés par les ingénieur·e·s, les architectes, les entrepreneur·e·s et toutes les autres personnes impliquées dans le projet, afin de mieux gérer les communications et d’améliorer la collaboration entre les parties prenantes. 

Avoir la possibilité de se servir d’une plateforme comme point de référence unique pour le projet au complet, tout en gérant et en classant les communications du projet dans un environnement épuré et facile d’utilisation. Ça vous semble trop beau pour être vrai? 

Eh bien, vous pouvez faire de ce rêve une réalité. 

Les plateformes de gestion des informations comme Newforma Konekt vous aident à optimiser l’organisation et l’envoi d’informations cruciales sur le projet, permettant d’améliorer la façon dont vos équipes collaborent et travaillent. 

Les courriels comportent souvent des informations qui demandent qu’une action soit menée, comme débuter une revue de dessins ou une demande d’informations, ou créer une action à mener. Les informations transmises par courriel doivent ainsi être saisies de nouveau dans le système, ce qui prend du temps et ajoute la possibilité d’une erreur humaine. 

Grâce à certaines intégrations clés à même votre client Outlook, la bonne gestion de vos courriels vous permettra d’organiser les problèmes à résoudre, les demandes d’informations, les revues de dessins et toute autre demande que votre équipe pourrait recevoir, de les classer et de suivre rapidement leur statut. 

Les courriels entrants qui concernent des éléments du flux de travail peuvent aussi être classés automatiquement dans les projets concernés directement à partir d’Outlook, afin que ces informations cruciales ne soient pas perdues. 

Les plateformes telles que Newforma Konekt permettent également aux équipes d’améliorer le suivi des chaînes de courriels. L’intégralité des échanges sera disponible pour toutes les personnes qui sont concernées par l’objet de ces courriels, ce qui assure à la fois une transparence et qu’aucun message ne passe inaperçu. 

Le fait de classer les courriels dans le projet vous offre l’avantage de permettre à tou·te·s les membres internes de l’équipe, ainsi qu’aux membres externes à qui vous octroyez l’accès, de visualiser un dossier de projet plus exhaustif. 

Et ces pièces jointes qui se perdent dans la foulée de ces interminables chaînes de courriels? Elles sont automatiquement jointes, analysées et répertoriées et sont facilement disponibles pour que vous puissiez les examiner en quelques clics. 

Le module complémentaire Outlook de Newforma peut vous aider à redéfinir les méthodes de collaboration et de communication associées à vos projets. Il contribue à rationaliser le processus de communication en vous aidant à convertir un courriel en question à résoudre, en demande d’informations ou en revue de dessins, et à lancer le processus en quelques secondes. D’ailleurs, si un courriel contient plusieurs demandes, le module les convertira toutes! 

Cela vous sauve un temps fou en vous évitant d’avoir à saisir à nouveau les informations contenues dans le courriel dans un autre formulaire.  

Le module complémentaire Outlook de Newforma Konekt extrait du courriel les informations dont vous avez besoin et remplit automatiquement les champs de votre plateforme. Il peut vous aider à réduire le nombre d’étapes dans votre flux de travail en automatisant le processus de classement.  

Les puissantes fonctionnalités de recherche et de filtre de Newforma Konekt vous donnent également la possibilité de chercher dans le contenu classé en un rien de temps. Les utilisateur·trice·s ont accès rapidement aux informations cruciales et peuvent voir le statut de chaque échange en un clin d’œil. 

Un autre élément intuitif est l’onglet « Project Email » (Courriels du projet), d’où il est possible de gérer tous les courriels classés dans un projet soit par vous, soit par un·e autre membre de votre équipe. Cette fonctionnalité permet de répondre à n’importe quel courriel propre au projet ou de le transférer. Ainsi, chaque partie prenante est au courant du déroulement du projet. 

Par exemple, vous pouvez répondre à une chaîne de courriels dans laquelle vous n’étiez pas initialement inclus·e afin de demander plus d’informations ou de partager ces informations avec les autres. Vous avez la liberté et la flexibilité de faire comme bon vous semble avec les informations à votre disposition.  

De cette façon, les conflits se règlent facilement et les personnes prenant part au projet sont tenues responsables, car elles ont accès à tout ce dont elles ont besoin, et ce peu importe à quel moment elles ont rejoint le projet ou l’entreprise. 

Si vous désirez que les messages et les réponses soient automatiquement classés dans le projet, vous pouvez faire en sorte que l’adresse courriel du projet soit ajoutée par défaut en CC dans les réponses et transferts de courriels relatifs au projet. Cela permettra d’améliorer l’organisation et la fluidité de la communication relative à vos projets. 

Les fonctionnalités de gestion de courriels de Newforma Konekt vous aident à faire que votre projet, voire les activités de tous les services de votre entreprise, avancent dans la bonne direction en mettant les courriels propres au projet à la disposition de toute l’équipe, et ce même lorsqu’une personne clé n’est pas disponible. 

Vous n’avez pas accès à l’historique complet des communications à partir de votre boîte courriel parce que vous n’avez pas été mis·e en copie conforme ou que vous n’étiez pas dans la conversation initiale? Aucun problème! Vous pouvez récupérer l’intégralité des conversations afin d’avoir un panorama exhaustif des communications relatives à votre projet. 

Le temps où vous aviez à passer au peigne fin votre boîte courriel au complet pour retrouver deux courriels différents issus d’une seule et même conversation de départ est désormais révolu. La chaîne de courriels au complet devient accessible instantanément afin que toute personne puisse facilement intégrer le projet ou être au fait des sujets cruciaux. 

Pour en apprendre davantage sur les façons dont Newforma Konekt peut redéfinir la collaboration de votre équipe pour les projets à venir, prenez rendez-vous dès aujourd’hui et obtenez une démonstration de la part d’un·e de nos expert·e·s produit.