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L’industrie AEC est prête à améliorer ses collaborations externes. La question demeure la suivante : qui fera le premier pas?
L’expansion des solutions numériques dans l’industrie s’accompagne d’un manque d’information. Ce déficit peut être comblé grâce à un partage plus libre des informations au-delà des frontières de l’entreprise, permettant ainsi l’établissement de relations de confiance au sein de l’équipe de projet.
Newforma, en collaboration avec Dodge Construction Network et Construction Progress Coalition, a réalisé une nouvelle étude intitulée « Trouver un terrain d’entente : l’avenir de la gestion des informations sur les projets » (Finding Common Ground), pour mieux comprendre comment la gestion et le flux d’informations sur les projets influencent le secteur de l’AEC et la réussite des projets de construction. Newforma et Construction Progress Coalition ont également organisé une table ronde à huis clos avec des professionnel·le·s du secteur afin de mettre en perspective les résultats de l’enquête.
Le thème de cette année, « Trouver un terrain d’entente », permet d’identifier la congestion des informations dans les principaux processus de travail. Les équipes de projet peuvent alors concentrer leurs efforts d’amélioration sur les domaines qui ont l’impact le plus important sur la réalisation du projet et sur l’entreprise.
Les obstacles au libre partage d’informations ne sont pas toujours évidents. Les participant·e·s à notre table ronde ont discuté des obstacles humains et technologiques qui restent à résoudre.
Pour 60 % de nos répondant·e·s, ceci représente un défi majeur. L’enquête met en évidence quelques raisons pour lesquelles ce problème se pose. Par exemple, les répondant·e·s déclarent que le suivi des décisions relatives aux projets repose sur des courriels (59 %) et des procès-verbaux (76 %). Les informations clés peuvent être difficiles à trouver lorsqu’elles demeurent sous forme de données non structurées comme les courriels et les procès-verbaux.
Nous leur avons également demandé comment le roulement du personnel affectait la capacité de leur entreprise à gérer les informations sur les projets. Près de la moitié (48 %) des personnes interrogées déclarent que certaines informations sur les projets se perdent lorsque des membres du personnel quittent l’entreprise. La moitié des personnes interrogées indiquent aussi que des erreurs se produisent en raison d’informations manquantes ou inexactes sur les projets.
En outre, l’absence de processus normalisés pour la gestion des informations crée des incohérences d’un projet à l’autre. D’après la plupart des personnes interrogées (79 %), le manque de cohérence des performances d’un projet à l’autre serait l’impact le plus important lié à l’absence de processus normalisés pour la gestion des informations sur les projets.
« Les choses ont commencé à dérailler il y a plusieurs années. Nous avions différents groupes opérationnels et des bureaux régionaux. Le bureau de Chicago procédait d’une certaine manière et le bureau de Milwaukee d’une autre. Les postes du siège, tels que le service juridique, les cadres supérieur·e·s et les responsables de la gestion des risques, devaient aller chercher dans les structures de dossiers de leurs collègues, et tout le monde sauvegardait ses données à des endroits différents. Désormais, nous allons tous faire les choses de la même manière en commençant par ces structures de dossiers. Nous allons fonctionner à deux niveaux. Puis nous verrons ce que ça donne. »
Michael Finley, participant à la table ronde et spécialiste des technologies des projets de la société A&E RS&H, a également parlé de la nécessité d’établir des processus standard…
[citation client : « Nous collectons des données car elles sont très importantes, mais si elles sont inaccessibles, alors c’est inutile. L’architecture des données consiste donc essentiellement à les collecter de manière pertinente afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement. »
Deux tiers des personnes interrogées ont encore du mal à collaborer et à partager des informations avec des personnes extérieures.
Plus de la moitié des personnes interrogées (58 %) affirment que les informations ne leur parviennent pas à temps. Et lorsque les informations sont partagées, plus de la moitié (54 %) des architectes et ingénieur·e·s et la plupart (61 %) des entrepreneur·euse·s déclarent qu’elles sont régulièrement incomplètes.
D’après les répondant·e·s à l’enquête (61 %), la baisse de productivité due aux tâches administratives manuelles constituerait l’un des trois principaux impacts sur la performance des projets. Le secteur reste confronté à la nécessité de disposer d’une solution logicielle spécifique à chaque partie, ce qui n’est pas pris en compte par les autres plateformes. Pourtant, les entreprises ne profitent peut-être pas suffisamment des intégrations logicielles qui existent aujourd’hui pour automatiser leurs processus de travail.
Lorsque des processus manuels sont nécessaires pour partager des informations avec des parties externes, les erreurs sont inévitables.
De nombreuses personnes interrogées (47 %) ont cité l’erreur humaine comme étant le principal obstacle à une collaboration efficace entre les parties prenantes d’un projet. Des erreurs se produisent souvent lorsque les données sont saisies manuellement sur différentes plateformes. En outre, les informations communiquées principalement par courriel sont aussi sujettes à l’erreur humaine en raison des retards de transmission, des problèmes de liste de distribution et des courriels qui se perdent dans les boîtes de réception personnelles.
D’après un quart des personnes interrogées, les informations sur les projets qui ne sont pas synchronisées entre les systèmes logiciels constituent un problème ayant une incidence sur l’efficacité de la collaboration. Des problèmes de communication peuvent avoir lieu lorsque les informations ne sont pas synchronisées entre les plateformes des parties prenantes d’un projet. Si toutes les parties ne sont pas sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les versions des documents, les changements de calendrier ou les problèmes constatés, cela peut générer des tensions entre les parties.
Outre les obstacles technologiques, la transparence, la confiance et la définition des attentes sont également des obstacles au partage ouvert d’informations entre les membres de l’équipe de projet externe.
Plus de la moitié des personnes interrogées (57 %) déclarent ne pas pouvoir suivre l’état des éléments qu’ils partagent à l’extérieur de leur organisation. Ce manque de visibilité qui survient lorsque les informations sont transférées vers le système d’une autre partie entraîne souvent des problèmes de communication qui finissent par avoir un impact sur les relations entre les équipes.
« La transparence et la confiance permettent des flux de travail plus rapides, une plus grande transparence au sein du projet, ce qui offre un niveau de confiance nous permettant d’éliminer les détails qui nous font constamment perdre du temps dans les projets. Qu’il s’agisse des coûts, des retards de calendrier, des retards de coordination ou simplement de la communication entre les parties prenantes, cela affecte l’ensemble du cycle de vie d’un projet. » Dan Smolilo, The Walsh Group
Pour garantir un meilleur partage des informations, il est important de définir dès le départ les attentes concernant la manière dont les informations seront utilisées et les raisons pour lesquelles elles le seront. Il est important de communiquer ouvertement avec ses équipes sur la manière dont l’information sera utilisée pour créer un niveau de transparence qui renforcera leur confiance. Un participant à la table ronde d’un grand cabinet d’architectes a fait part de son expérience :
« Ce n’est pas qu’une question de confiance, mais aussi d’attentes. Si vous savez dès le début des travaux que je vais communiquer tel document à l’entrepreneur ou entrepreneuse et tel autre au ou à la propriétaire, vous savez que certains aspects devront être conformes à leurs attentes en fonction de l’utilisation qu’ils ou elles vont faire des documents. » Donovan Wattier, HDR
Téléchargez notre enquête « Trouver un terrain d’entente : Le futur de la gestion des informations sur les projets »
