Automatisation des flux de travail d’Autodesk BIM 360 et du Newforma Project Center pour les revues de dessins et les DI

L’année passée, Newforma a lancé le connecteur Autodesk BIM 360 du Newforma Project Center qui permet aux utilisateur·rice·s du Newforma Project Center d’accéder aux fichiers d’Autodesk BIM 360 sans avoir à se connecter à Autodesk BIM 360. Il permet également aux utilisateur·rice·s du Newforma Project Center de partager ces fichiers avec d’autres membres de l’équipe qui n’ont pas accès à Autodesk BIM 360.

Le connecteur Autodesk BIM 360 du Newforma Project Center a été développé pour prendre en charge l’automatisation des flux de travail liés aux revues de dessins et aux DI. Désormais, chaque partie peut utiliser son logiciel préféré. Plus besoin de jouer à pile ou face pour décider qui devra saisir les données manuellement.

Le flux de travail lié aux revues de dessins et aux DI pour le connecteur Autodesk BIM 360 est adapté à tout type d’utilisateur·rice. 

Comme pour le connecteur Newforma Project Center pour Procore et le connecteur Newforma Project Center pour ConstructEx, cette nouvelle fonctionnalité du connecteur Autodesk BIM 360 permet à tou·te·s les membres de l’équipe projet de travailler comme d’habitude dans le système de leur choix sans modifier leurs processus de vérification existants. Toutes les étapes manuelles nécessaires pour recréer les informations entre les systèmes, y compris le téléversement et le téléchargement des pièces jointes, sont supprimées. Les utilisateur·rice·s d’Autodesk BIM 360 continuent d’envoyer leurs revues de dessins et leurs DI via le processus habituel, et les utilisateur·rice·s de Newforma Project Center continuent de les accepter comme d’habitude.

Les client·e·s de Newforma qui utilisent le même flux de travail automatisé avec Procore ou ConstructEx font état d’un réel gain de temps. Lors d’un récent webinaire, Matt Freudenthal de Gresham Smith et Chad Speas de Corgan Associates, clients de Newforma, ont partagé leurs expériences avec le connecteur Procore. Ils ont expliqué comment leurs organisations ont bénéficié d’un gain de temps et d’une diminution des erreurs significatifs. Ce connecteur, qui permet de supprimer les tâches manuelles ennuyeuses, a immédiatement plu à ses utilisateur·rice·s. Matt et Chad nous ont expliqué qu’ils avaient commencé à utiliser le connecteur de flux de travail sur quelques projets seulement, mais qu’il s’était très rapidement répandu au sein de l’entreprise! Les équipes d’entrepreneur·euse·s ont même voulu utiliser le connecteur de flux de travail pour leurs projets. 

Les équipes de projet travaillant avec Autodesk BIM 360 pourront désormais bénéficier des mêmes avantages.

La suppression de l’intervention humaine suscite souvent des inquiétudes. On craint souvent que la suppression de l’intervention humaine dans un flux de travail ne nuise aux automatismes régulateurs. Mais en réalité, c’est plutôt le contraire. L’automatisation des flux de travail clés ajoute des contrôles supplémentaires qui permettent d’envoyer les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment.

Voici quelques-unes des questions que les utilisateur·rice·s se posent généralement au sujet des connecteurs de flux de travail :

L’automatisation des processus de revues de dessins et de DI garantit que les informations échangées entre les systèmes sont complètes et cohérentes. Les interfaces de programmation d’applications (API) définissent les informations requises pour chaque type de transaction. Les utilisateur·rice·s d’Autodesk BIM 360 sont soumis·e·s à des contrôles lorsqu’iels saisissent une nouvelle revue de dessins ou une DI dans leur système. Mais lorsque l’information est transférée par courriel, il n’y a pas de moyen d’empêcher les utilisateur·rice·s d’omettre des informations, de faire des fautes de frappe ou même d’oublier d’appuyer sur le bouton d’envoi.

Le bouton d’envoi d’un courriel est un outil de communication sécurisant qui a fait ses preuves et qui génère un résultat concret. L’utilisation du connecteur Autodesk BIM 360 n’exclut pas totalement la communication par courriel, mais automatise le processus. Lorsqu’une revue de dessins ou une DI est envoyée, l’utilisateur·rice reçoit une notification par courriel de la part d’Autodesk BIM 360. Le ou la destinataire « Ball in Court » reçoit également une notification de Newforma Project Center lorsque l’élément a été livré. Il est possible de configurer une adresse courriel générique de groupe pour que l’utilisateur·rice « Ball in Court » transfère le courriel à un groupe spécifique d’utilisateur·rice·s. Une règle peut être définie pour transférer automatiquement tous les courriels de la boîte de réception du compte générique vers une liste de distribution, comme l’équipe de gestion des contrats.

Les utilisateur·rice·s de Newforma Project Center peuvent toujours sélectionner les revues de dessins reçues dans la liste des revues de dessins attendues. Le processus de suivi des revues de dessins attendues dans Newforma Project Center demeure le même.

Parfois, les paramètres varient entre Autodesk BIM 360 et Newforma Project Center, comme la date d’échéance par défaut. Bien que cela puisse nécessiter quelques négociations, la date d’échéance d’une revue de dessins ou d’une DI est définie en fonction de la date d’échéance par défaut configurée dans les paramètres de Newforma Project Center. D’autres paramètres tels que la terminologie utilisée pour l’état de retour peuvent également varier. 

Il est généralement nécessaire de coordonner les équipes sur les termes qui seront utilisés pour les vérifications, que vous utilisiez un connecteur de flux de travail ou non. Par exemple, un système peut utiliser « vérifier et soumettre à nouveau » comme option de retour, tandis que l’autre système utilisera « rejeter/resoumettre ». Ce type de paramètre constitue une option de configuration du connecteur dans Newforma Project Center.  Lors de la configuration du connecteur Autodesk BIM 360, les actions de réponse à la revue de dessins sont mises en correspondance entre les mots-clés dans Newforma Project Center et les actions de réponse dans Autodesk BIM 360. Alors que les actions dans Newforma Project Center peuvent être personnalisées, ce n’est pas le cas pour les actions d’Autodesk BIM 360.

Le connecteur de flux de travail Autodesk BIM 360 utilise des communications cryptées avec des partenaires de projet de confiance.  Toutes les transmissions de données sont sécurisées. Cela vaut également pour les connecteurs Procore et ConstructEx.

L’automatisation des flux de revues de dessins et de DI présente des avantages évidents. Le gain de temps que génère le connecteur permet de réduire les coûts administratifs et de gagner en efficacité et en précision. L’automatisation peut contribuer à accélérer les processus et à réduire le temps nécessaire à la saisie manuelle des données, au suivi et aux approbations.

Mais elle présente aussi des avantages cachés. Les administrateur·rice·s et les autres membres du personnel gagnent du temps, ce qui leur permet de se concentrer sur d’autres tâches importantes. Les flux de travail automatisés réduisent également le risque d’erreurs pouvant résulter de la saisie manuelle de données ou d’autres processus manuels. Cela peut contribuer à améliorer la qualité des projets de construction et à réduire les reprises, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.

L’automatisation influence également les relations. Matt et Chad ont expliqué comment l’automatisation des processus de revue de dessins et de DI a amélioré la collaboration entre les équipes. Lorsqu’une équipe doit utiliser le système d’une autre, ou lorsque la charge administrative manuelle pèse sur une équipe plus qu’une autre, cela peut générer des conflits. Lorsque chaque équipe peut travailler dans le système de son choix, cela permet de réduire les écarts de communication et les malentendus qui peuvent survenir lorsque les différentes parties prenantes utilisent des outils ou des systèmes différents.

De nombreux client·e·s Newforma utilisant des connecteurs de flux de travail ont opté pour une transition douce. Comme le connecteur de flux de travail s’applique à un projet à la fois, les entreprises ont la possibilité de l’essayer dans un environnement pilote avant de le mettre en place au niveau organisationnel.

Comme pour les autres connecteurs de flux de travail Newforma, les utilisateur·rice·s de Newforma Project Center ajoutent le connecteur à leurs projets. Aucune modification n’est nécessaire sur Autodesk BIM 360, si ce n’est l’ajout de l’utilisateur·rice « Ball-in-Court » au projet.